De Zeemeermin respecteert de privacy van haar leden en van de bezoekers aan haar haven en website. Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Iedereen heeft hier mee te maken en zo ook De Zeemeermin. Onderdeel van de AVG is de hieronder opgestelde privacyverklaring , waarin te lezen is hoe De Zeemeermin omgaat met het verwerken van de gegevens van de huidige leden alsmede die van donateurs, aspirantleden en oudleden.
Gegevensverwerking, opslag en beveiliging
Ledenadministratie De Zeemeermin
De Zeemeermin verzamelt de volgende gegevens die nodig zijn voor de ledenadministratie, contributie inning en indeling van de haven boxen en winterstalling:
● Voor- en achternaam
● Geslacht (m/v)
● Geboortedatum
● Adres, postcode, woonplaats
● Telefoonnummer en mobiel telefoonnummer
● e-mailadres
● Boot naam, soort, materiaal en afmetingen
● Boot verzekeringmaatschappij en polis nummer
● IBAN-nummer
De gegevens worden vastgelegd in de ledenadministratie van De Zeemeermin. Dit betreft registratie van zowel actuele leden als ook oud-leden. Gegevens van oud-leden worden na verloop van 7 jaar na afloop van het kalenderjaar waarin het lidmaatschap is beëindigd, uit onze administratie verwijderd, met uitzondering van primaire adresgegevens voor eventuele uitnodigingen in de toekomst, expliciet alleen met toestemming van de betrokkenen.
Doel gegevensverwerking
WWV De Zeemeermin verwerkt persoonsgegevens, voor de volgende doelen:
● Inning contributie; liggeld, enz.
● Interne evenementen
● Correspondentie per mail over activiteiten door De Zeemeermin georganiseerd
● Indien expliciet aangemeld, het toezenden van ons digitale clubblad
● Telefonisch contact opnemen
Privacyverklaring website
Op de website van De Zeemeermin is een privacyverklaring opgenomen waarin is opgenomen welke gegevens De Zeemeermin verzameld van leden, en oud-leden.
Toestemmingsverklaring
Voor zover persoonsgegevens, zoals namen, foto’s of filmpjes van leden of deelnemers aan de activiteiten van De Zeemeermin, via de website, Clubblad of anderszins worden verspreid, staat het dagelijks bestuur van De Zeemeermin ervoor in dat hiervoor toestemming is gevraagd en verleend door elke betrokkene. Met ingang van 1 januari 2019 is het inschrijfformulier zodanig aangepast, dat leden hiervan op de hoogte gesteld worden. Tevens dienen zij aan te geven of zij akkoord gaan met het gebruik van bovengenoemde gegevens.
Geheimhoudingsverklaring
Vanaf 1 januari 2019 hebben dagelijkse bestuursleden, commissieleden en iedereen die toegang heeft tot de ledenadministratie documenten een geheimhoudingsverklaring ondertekend.
e-mailmarketing, sociaal media
Onder verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur wordt hier geen gebruik van gemaakt. Het dagelijks bestuur wijst iedere aansprakelijkheid voor schade door leden aan de vereniging of derden berokkend expliciet af.
Gegevensbeveiliging
Beveiliging van de gegevens zijn de verantwoordelijke van het Bestuur. Dit zoals opgenomen in de geheimhoudingsverklaring. De inschrijfformulieren worden door de Secretaris achter slot bewaard. De formele administratie wordt bewaard in fysiek mappen en achter slot. Digitaal kopieën zijn bewaard achter wachtwoorden en zijn alleen toegankelijk van Bestuursleden en Coördinators [thans e-boekhouden]
Privacy policy website
WWV De Zeemeermin doet er alles aan om jouw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen. Alvorens lid te worden, voor registratie van gegevens in onze ledenadministratie, of het gebruik van onze website raden wij je aan onderstaand privacy beleid aandachtig door te nemen. Wij kunnen dit privacy beleid van tijd tot tijd wijzigen.
Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
Ons uitgangspunt is dat wij alleen de persoonsgegevens verzamelen die nodig zijn om onze diensten te leveren.
Ledenadministratie
Om lid te worden van De Zeemeermin vragen wij enkele gegevens van (potentiële) nieuwe leden die voor onze ledenadministratie van belang zijn. De gegevens die hiervoor worden verzameld worden, zijn voor- en achternaam, geslacht (m/v), geboortedatum, adres, postcode en woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, Boot details, Boot verzekering details, IBAN-nummer.
Indien iemand zich als lid uitschrijft bij De Zeemeermin zullen wij slechts de noodzakelijke gegevens bewaren, die worden gebruikt voor evenementen in de toekomst. Alle andere gegevens zullen na verloop van twee jaar na afloop van het kalenderjaar waarin het lidmaatschap is beëindigd, uit onze administratie worden verwijderd. Bij bezwaar hiertegen zullen wij de gegevens na het lopende boekjaar verwijderen.
e-mail marketing en social media
Onder verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur wordt hier geen gebruik van gemaakt. Het dagelijks bestuur wijst iedere aansprakelijkheid voor schade door leden aan de vereniging of derden berokkend expliciet af.
Waarom hebben wij persoonsgegevens nodig?
WWV De Zeemeermin verwerkt jouw persoonsgegevens, voor de volgende doelen:
• Inschrijven voor activiteiten, zoals Haven Meester dienst; werk ploegen enz.
• Correspondentie per mail over activiteiten
• Indien je je hebt aangemeld, het verzenden van het digitale clubblad
• Telefonisch contact op te nemen
• Incasseren van de contributiegelden
Hoe lang bewaren wij gegevens?
Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Primaire gegevens worden na beëindiging lidmaatschap bewaard voor toekomstige evenementen, zoals een reünie of jaarfeest van de vereniging.
Met wie delen wij persoonsgegevens?
Wij zullen jouw persoonsgegevens niet aan derden verkopen. Indien wij gegevens aan derden verstrekken doen wij dit alleen omdat dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Beveiliging
WWV De Zeemeermin neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op.
Je gegevens inzien, aanpassen of verwijderen?
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Heb je vragen/opmerkingen over de gegevensverwerking, stuur dan een gespecificeerd verzoek naar wwvdezeemeermin@gmail.com
Vragen?
Heb je overige vragen? Dan kun je ons bereiken via een van de onderstaande kanalen: E-mail: wwvdezeemeermin@gmail.com. Telefonisch bij de dagelijkse bestuursleden.
